Collaboration au travail : l’emailing rattrape son retard

Les trois étapes de la collaboration

L’environnement de travail a récemment connu des étapes déterminantes qui ont mené à la naissance d’outils collaboratifs permettant aux équipes de toutes tailles de travailler ensemble plus efficacement.

1. Tout a commencé avec la digitalisation : digitalisation des documents, des appels téléphoniques…

2. Ensuite, il y a eu la montée en puissance des environnements de travail internationaux et de la culture du travail « nomade ».

3. Et enfin, la tendance la plus récente : la nécessité d’ obtenir des résultats en temps réel.

Il n’y a pas si longtemps, j’envoyais encore mes documents papier à mes collègues qui les annotaient, puis j’intégrais leurs modifications et leurs commentaires à la version suivante, et ainsi de suite jusqu’à ce que tout le monde soit satisfait. Aujourd’hui, je reçois des liens vers des Google Docs dans Slack, je définis avec mon équipe le message le plus percutant, et en quelques minutes seulement, tout est bouclé.

Quand on y pense, c’est incroyable à quel point notre approche de travail a radicalement changé en si peu de temps. Cette transformation reflète un changement culturel plus large, qui a lui aussi révolutionné la manière dont nous communiquons avec nos amis, dont nous consommons les divertissements et dont nous voyageons. Pour survivre aujourd’hui, il faut de l’instantané.

La collaboration des équipes à l’heure actuelle

Aujourd’hui, les outils utilisés dans les entreprises ont pour objectif de rapprocher (dans un sens géographique mais pas seulement) les équipes pour mener à bien les projets. Les équipes sont désormais bien plus agiles. Les équipes éparpillées partout dans le monde sont maintenant proches les unes des autres. Les ressources externes (agences et freelances par exemple) sont plus intégrées à l’entreprise. Nous allons désormais lister les meilleurs outils collaboratifs en différentes catégories.

On peut classer ces outils dans trois catégories distinctes :

1. 1. Communication: la messagerie instantanée et les messageries de groupe ont fini par faire leur entrée dans le monde de l’entreprise. Bien que Slack a été fondée il y a moins de dix ans, la messagerie instantanée est aujourd’hui omniprésente dans la grande majorité des entreprises. Même chose pour les solutions vidéo comme Zoom et Google Meet. La communication est aujourd’hui instantanée et collective.

1. 1. Gestion de projet: si certains d’entre nous écrivent encore leur to-do list sur un cahier ou sur d'innombrables post-its qui finissent par envahir l’espace de travail de notre voisin (pardon Ayhan), les nouveaux outils comme Asana et Trello ont changé à tout jamais la manière dont les équipes travaillent sur leurs projets. Les mises à jour, notifications, commentaires et plannings instantanés permettent de gérer et suivre les projets en équipe.

1. Création: enfin, tous les outils de création (qu’il s’agisse de coder, d’écrire, de concevoir ou d’envoyer des emails) intègrent désormais des fonctionnalités collaboratives. À l’instar de Google Docs et Dropbox pour la gestion des documents en équipe, Github a profondément transformé la manière dont les équipes codent et débuguent leurs programmes, tandis que Figma a révolutionné la création d’applications et de sites Internet. Chez Mailjet, notre objectif, c’est de changer la manière dont les équipe créent et envoient leurs emails.

L’emailing collaboratif

Vous trouvez que je suis un peu trop passionné par le travail d’équipe ? Je l’avoue, je suis un maniaque de l’efficacité. Mais maintenant que je travaille dans l’emailing, je me rends compte que c’est l’un des derniers secteurs à la traîne par rapport à l’évolution des méthodes de travail.

Une petite tirade pour la route : l’emailing, c’est par nature une activité basée sur le travail d’équipe. Même dans les PME, on peut avoir jusqu’à huit personnes qui travaillent sur les templates d’emails, des designeurs aux copywriters en passant par les développeurs et les responsables CRM. En plus, les entreprises utilisent généralement différents types d’emails (transactionnels, automatisation, marketing), qui sont gérés par différentes équipes.

Et même si ces personnes utilisent Slack ou Yammer pour communiquer, Asana ou Trello pour gérer leurs projets, et Google Docs ou Dropbox pour créer leurs contenus, elles envoient finalement leurs emails dans un environnement statique qui ne permet pas de collaborer. Elles travaillent de manière isolée, sans aucune synchronisation.

Mailjet, un outil collaboratif

Nos clients nous le répètent depuis longtemps : à l’heure où les entreprises veulent avoir des résultats instantanés et en temps réel pour leurs communications, leurs projets et leurs contenus, elles sont freinées par les processus itératifs et la lenteur des feedbacks lors de la création de leurs emails. C’est quelque chose que nous subissons nous aussi avec nos newsletters hebdomadaires gérées par notre équipe marketing répartie entre 5 pays et 4 fuseaux horaires.

En 2018, nous nous sommes engagés à accélérer l’emailing pour les équipes.

Le principe : toutes vos fonctionnalités Google Docs préférées appliquées aux emails (et bien plus encore, évidemment). Pour vous donner une idée des nouvelles fonctionnalités, nous allons vous montrer comment nous avons créé la newsletter de la semaine récapitulant les derniers articles de blog, vidéos et nouveautés produit.

Avec n’importe quelle solution emailing, chaque personne doit aller dans l’éditeur d’emails pour faire sa partie, fermer l’application et avertir ses collègues qu’elle a terminé et que l’email peut être modifié. C’est long, c’est redondant, et c’est complètement contraire à l’approche de travail moderne. Maintenant, la création se fait dans un espace unique.

1. Tout d’abord, nous avons commencé par créer un brouillon tous ensemble grâce à la

   collaboration en temps réel.

2. Bea (basée à Londres) a ajouté des commentaires dans l’application ; en revenant de mon super déjeuner à Toronto, j’ai pu faire les modifications qu’elle avait demandées.

3. Aline, notre designeuse parisienne, a verrouillé certaines sections pour que personne n’aille chambouler toutes ses belles images.

4. Michyl, notre responsable des communications marketing, était en charge de la validation finale. Sans son autorisation, l’email ne pouvait pas être envoyé.

Nous ne voulons plus que les professionnels de l’emailing se sentent coincés dans l’ère pré-collaborative. Nous faisons aujourd’hui nos premiers pas vers une approche de création d’emails véritablement collaborative. En plus de la collaboration, des commentaires et des validations, nous proposons également des fonctionnalités de gestion des rôles et des permissions pour optimiser l’attribution des tâches aux collaborateurs, ainsi qu’un système de suivi des modifications pour les modèles d’emails.

Comme mentionné plus haut, la dernière phase de la collaboration se caractérise par les résultats en temps réel. Il ne s’agit plus simplement de travailler ensemble, dans tous les pays et sur tous les fuseaux horaires, mais d’obtenir les résultats souhaités immédiatement. Comme l’email reste un canal de communication clé entre les équipes marketing et leur public, il est vital que les équipes marketing puissent atteindre leurs objectifs instantanément. Pour nous, cela signifie travailler plus facilement en temps réel, avoir la possibilité de laisser des commentaires et de communiquer directement au sein de l’interface, afin que les modèles d’emails soient accessibles et récupérables le plus facilement possible.

Le monde de l’entreprise change, et nos méthodes de travail aussi. Chez Mailjet, nous sommes sur le point de révolutionner la manière dont les équipes marketing travaillent.

Retrouvez-nous sur Twitter et racontez-nous comment vous travaillez, quels sont les problèmes qui persistent encore au sein de votre équipe, et en quoi vous trouvez que le monde de l’emailing est en retard sur son temps ?